1. Brainstorming ide
Untuk mengkonsep seminar yang berkualitas, kamu perlu mencari topik dan tujuan dari membuat seminar itu. Pertanyaan-pertanyaan ini bisa jadi pemantik untuk menentukan topik yang tepat.
- Siapa audiens yang ingin disasar?
- Apa bidang yang mau dibahas?
- Apa topik spesifik yang mau dikulik?
- Apa manfaat yang didapat jika peserta ikut webinar?
- Siapa pembicara yang kredibel untuk membahas topik yang dimau?
2. Job-desc yang jelas
Langkah berikutnya setelah membuat Brainstorming Ide adalah membentuk panitia acara. Sebaiknya panitia acara dibagi dalam beberapa divisi yang setiap divisinya memiliki tugas dan peran sesuai dengan jobd-desc.
Job desc harus tercatat secara sistematis mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap pantia.Pastikan setiap job-desc yang telah disusun dapat dimengerti dan bisa dilaksanakan oleh anggota panitia. Ketua Acara juga harus memberikan kepercayaan kepada panitia agar mereka bisa mengerjakan job-desc secara maksimal. Agar tidak terjadi miss saat hari H, sebaiknya adakan Rapat Koordinasi 3 kali seminggu untuk mengetahui perkembangan jobdes yang sudah dikerjakan.
3. TOR atau Term of Reference
Kerangka acuan kerja yang memiliki fungsi untuk menjelaskan mengenai informasi suatu kegiatan atau acara. TOR sendiri dibuat oleh Sie Acara, yang dimana bertangung jawab dan harus merancang acara. Isi dari TOR sendiri yaitu:
- Nama Kegiatan
- Latar Belakang
- Tujuan Kegiatan
- Jadwal Dan Tempat Pelaksanaan
- Target peserta ( Jumlah, Umum atau mahasiswa intern)
- Penutup
4. Budgeting Acara
Dalam pelaksanaan event atau seminar public budgeting adalah hal yang paling krusial. Sebelum membuat budgeting acara sebaiknya membuat list terlebih dahulu. List ini berisi semua biaya yang diperlukan mulai dari biaya pembicara, perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang akan disewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Salah satu poin terpenting memilih tempat atau lokasi untuk event sebaiknya mudah dijangkau atau berada di pusat kota. Memilih lokasi di pusat kota tentu mengeluarkan biaya yang relatif lebih mahal namun akan memudahkan peserta untuk mendatangi event Anda. Selain lokasi, Divisi Perlengkapan bersama Sie Acara juga harus melakukan survey untuk melihat jumlah kapasitas tempat dan juga apakah sesuai dengan konsep yang telah dibuat.
5. Buat timeline
Untuk mengontrol perencanaan acara , mengetahui sudah sejauh mana persiapan yang sudah dilakukan dan apa saja yang masih kurang ketua acara dan seluruh panitia perlu membuat timeline. Dalam timeline tersebut harus tercatat secara rinci kegiatan setiap anggota beserta deadlinenya. Dengan adanya deadline pekerjaan akan lebih terkontrol dan akan menghindari pekerjaan mundur dari waktu yang seharusnya. Lakukan evaluasi setiap hari untuk mengetahui seberapa matang persiapan yang sudah dilakukan dan juga apabila ada masalah dalam pelaksanaan timeline tersebut.
6. Plan A, plan B
Sedia payung sebelum hujan, istilah ini sangat cocok untuk mendiskripsikan Plan A dan Plan B ini. Plan B ini adalah rencana cadangan yang sudah Ketua Acara persiapkan apabila Plan A ternyata gagal atau tidak memungkinkan untuk di eksekusi. Karna banyak sekali kejadian di acara event yang kadang terjadi diluar rencana, seperti bintang tamu datang terlambat atau microfone MC mati saat di panggung.
7. Sosialisasikan Dan Lakukan Promosi Secara Gencar!
Sosialisasi event dipromosikan secara gencar dengan banyak cara. ada beberapa cara dari mulai mengandeng media partner sosial media, dan di sinilah media sosial berperan! bisa memanfaatkan Instagram, Twitter, hingga Facebook untuk mempromosikan acaramu
Melakukan promosi secara langsung dengan muter ke kelas kelas menjadi kunci agar semakin banyak orang khususnya intern kampus bisa tertarik untuk hadir. Berikan poin penting pada promosimu, misal pembica yang berkualitas, kesempatan menjaring relasi, menambah pengetahuan sampai dengan kesempatan mendapatkan Doorprize.
Selain itu, juga dapat menyertakan tautan ke konten lain di postingan promosi tersebut, seperti profil speaker, formulir pendaftaran, hingga video tutorial tentang cara mengikuti event online tersebut. Dan juga bisa menggunakan berbagai hashtag yang dapat menarik perhatian konsumen untuk bergabung mengikuti event Seminar.
8. Utamakan Kerjasama tim Dan Koordinasi
Kerjasama tim merupakan elemen utama yang menentukan suksesnya sebuah acara event. Apabila konsep acara sudah menarik, lokasi acara mudah di jangkau dan strategis hal yang perlu dipantau selanjutnya adalah kerjasama tim dan koordinasi dalam event nanti. Salah satu kunci agar kerjsama berjalan dengan baik adalah komunikasi untuk memecahkan masalah agar tidak terjadi kesalahpahaman.